Todos os professores de yoga, coaches, instrutores de pilates ou terapeutas com uma clientela fiel acabam por ouvir a mesma pergunta: «quando é que organizas um retiro?» E a maior parte dos que tentam responder descobre que organizar um retiro de bem-estar no estrangeiro são, na verdade, duas profissões. A primeira já a exerce: ensinar, acompanhar, segurar um espaço. A segunda é o lançamento de um negócio com risco financeiro real, e para essa ninguém o preparou.
Este guia trata da segunda. Dirigimos o Umnya Desert Camp, um acampamento privado de oito tendas suite nas dunas do Erg Chegaga, no Saara marroquino, e recebemos organizadores de Portugal, do Brasil e do resto da Europa durante toda a nossa temporada, de setembro a junho. O que se segue é o método que percorremos com cada organizador que se estreia, e serve tanto se trouxer o seu retiro para cá como se o levar para outro sítio.
Comece pelo orçamento, não pelo moodboard
A maioria dos projetos de retiro começa com uma visão e acaba numa crise de folha de cálculo. Inverta a ordem. Antes de anunciar o que quer que seja, precisa de três elementos.
O seu custo fixo total. Com um local inteiramente privatizado, a conta é simples: uma tarifa global para o acampamento inteiro, definida caso a caso conforme as suas datas, o seu grupo e o seu programa, cobre o local, todas as refeições preparadas pelo chef, a equipa e as atividades. Some a sua própria viagem, o assistente que eventualmente leva consigo e o orçamento de comunicação.
O seu preço por participante. Raciocine a partir do cliente, não a partir do custo. Veja o que a sua comunidade já paga por uma semana de gama alta e, sobretudo, o que já lhe pagou a si. Esse preço é o organizador que o fixa livremente: não lhe sugerimos nenhum valor e não ficamos com nada do que fatura. Um local que ninguém consegue comparar num motor de reservas sustenta o topo dessa margem, o que também explica por que razão os retiros em vivendas, todos parecidos, são empurrados para baixo.
O número de inscrições que cobre tudo. Divida o custo fixo pelo preço. Obtém o número de inscrições a partir do qual o retiro está financiado; tudo o que vier depois é a sua margem. Compare esse número com aquilo que já encheu no passado. Se estiver acima, mude o preço, o local ou o plano antes de anunciar, não depois.
Esta conta é aborrecida e faz-se antes das fotografias bonitas. É, ainda assim, ela que separa um retiro rentável de um retiro que se aguenta a custo. Dois retiros bem calibrados por ano pesam muitas vezes mais, no final, do que o lucro anual completo de um estúdio.
Porque é que o local decide metade do resultado
Os organizadores passam semanas no programa e tratam o local como cenário. Comercialmente, é ao contrário. O local decide três coisas que o programa não recupera.
O seu teto de preço. Um retiro numa vivenda bonita é comparado com as outras vivendas bonitas. Um retiro num acampamento privado, sozinho no meio do Saara, alcançado de 4x4 através das dunas ou de helicóptero a partir de Marraquexe, não é comparado com nada. O que é incomparável escapa ao regateio.
A sua velocidade de enchimento. A melhor ferramenta de venda de um retiro continua a ser uma fotografia que trava o polegar. Tapetes alinhados numa crista de duna ao nascer do dia, uma mesa posta à luz de velas sozinha num oceano de areia, a Via Láctea por cima das tendas: o Saara vende-se sozinho, e o seu retiro com ele. Os organizadores dizem-nos com regularidade que o retiro no deserto encheu mais depressa do que todos os que tinham feito em vivendas.
O seu risco de execução. A exclusividade é uma questão de operação, não apenas de estética. Quando o grupo tem o local inteiro, ninguém atravessa o savasana, nenhuma música de piscina se sobrepõe à sua sessão, e não há conflito de horários no deque de madeira nem debaixo do majlis coberto. O acampamento recebe um único grupo de cada vez, o chef e a equipa trabalham só para o seu grupo, e assumimos a logística em terra a partir de Marraquexe. O detalhe está na nossa página para acolher o seu retiro.
O calendário de nove meses que enche um retiro
Os retiros anunciados oito semanas antes da partida não enchem. Este é o calendário que os organizadores experientes seguem.
De nove a sete meses antes: feche o local e as datas. Escolha-as dentro da temporada, o acampamento está aberto de setembro a junho e fechado em julho e agosto. De outubro a abril conte com 18 a 28 graus durante o dia; em dezembro e janeiro, 18 a 24 graus de dia e 2 a 8 graus à noite, com tendas aquecidas. Assine, fixe o preço, decida a dimensão do grupo: o acampamento recebe de 2 a 18 hóspedes nas suas oito tendas suite, e até 20 com camas extra. Não há mínimo, o limite superior é o organizador que o define.
De sete a seis meses antes: venda primeiro ao círculo próximo. Antes de qualquer anúncio público, proponha o retiro em privado aos seus clientes mais fiéis, com uma vantagem para quem se inscrever cedo. A maior parte dos retiros bem sucedidos está um terço a metade cheia antes de o público ouvir falar deles. Esta etapa valida também o seu preço sem qualquer risco de imagem.
De seis a quatro meses antes: anuncie e faça campanha. Uma página de venda sólida, as fotografias do local, um preço claro com sinal e um plano de pagamentos, e um ritmo regular para a sua lista e as suas redes. Não está a vender o Saara, está a vender uma transformação, e o Saara serve de prova de que a coisa é séria.
De quatro a dois meses antes: converta os indecisos. São os testemunhos dos retiros anteriores, uma sessão de perguntas em direto e as conversas individuais que terminam o enchimento. A escassez aqui é honesta: oito tendas suite continuam a ser oito tendas suite, e o acampamento só recebe um grupo de cada vez.
Dos últimos dois meses até à partida: passe da venda à entrega. Recolha os pagamentos finais, os regimes alimentares e as preferências de tenda, envie a lista de bagagem e as indicações de voos, e passe a lista de participantes ao local. A partir daqui, entre nós, a carga operacional passa para a nossa equipa.
Construa o programa que o deserto recompensa
Algumas observações tiradas dos retiros que acolhemos.
Menos sessões, mais profundas. O deserto faz grande parte do trabalho sobre o sistema nervoso que o programa costuma ter de ir buscar. Dois blocos de prática por dia, ao nascer do sol e à hora dourada, rendem mais do que quatro. Proteja as horas vazias: são elas que os participantes descrevem depois como sendo o retiro.
Faça do local o seu material pedagógico. Uma caminhada em silêncio sobre as dunas ao nascer do dia, uma saída de dromedário a passo, um trabalho de respiração junto à fogueira, uma sessão de estrelas deitado de costas sob um céu de classe Bortle 1. No acampamento não há rede, exceto no alto da grande duna, o que resolve a questão dos telemóveis sem que tenha de a levantar. Estes momentos não custam nada a mais, e são eles que os seus clientes citam nos testemunhos.
Trate o dia de chegada como uma aterragem, não como um arranque. Os hóspedes chegam de uma viagem longa. Uma sessão suave ao fim da tarde e um jantar cedo valem mais do que qualquer programa ambicioso de primeira noite.
A prática no chão viaja, as máquinas não. Para um retiro de movimento, construa à volta do repertório de tapete e de pequenos acessórios. A areia continua a ser o melhor material de instabilidade em que alguma vez irá ensinar.
As perguntas que todos os organizadores fazem à primeira vez
O que inclui a tarifa do local? O acampamento inteiro privatizado para o seu grupo, todas as refeições preparadas pelo chef a partir do seu briefing alimentar, com a cozinha a seguir o regime de cada um, mais a equipa e as atividades do deserto. Uma tarifa global para o acampamento inteiro, definida caso a caso conforme cada pedido, nunca por pessoa.
Como chegam os hóspedes? Aterram em Marraquexe. De lá, transferes privados de 4x4 pelo Atlas e pelo vale do Draa, ou seja 8 h 45 de estrada das quais 1 h 30 de pista, ou transfer privado de helicóptero em 1 h 40; o nosso guia do helicóptero detalha as opções. O acampamento fica 60 km depois de M’Hamid El Ghizlane. Muitos grupos descem juntos por estrada, o que vivem como uma passagem, e voltam a voar.
É suficientemente confortável para uma clientela exigente? Cada tenda suite tem uma cama a sério, roupa de cama bonita, uma casa de banho privativa com duche quente e aquecimento para as noites de inverno. A sua cliente mais difícil não vai acampar, e a nossa visão geral dos padrões do acampamento mostra exatamente o que esperar.
E se nunca conduzi um retiro? Comece pela pré-venda. Se o seu círculo próximo não deixar sinal, o mercado está a dizer-lhe algo de útil sem que isso lhe custe seja o que for. Se deixar, o resto deste guia é a sua lista de verificação, e a nossa equipa já acompanhou muitos organizadores na sua primeira lista de participantes.
O que o organizador ganha de verdade
O argumento financeiro de um retiro no estrangeiro sustenta-se, e continua a ser a metade menos interessante do retorno. Um retiro comprime anos de relação com o cliente numa só semana. Os clientes que o veem segurar um grupo durante uma prática ao nascer do sol, no meio do Saara, ficam consigo durante anos, e são eles que recrutam a turma seguinte.
Escolha um local que faça metade do trabalho, faça as contas antes das imagens bonitas, comece a vender nove meses antes, e proteja o silêncio depois de chegar. Se o Saara o chama, a conversa começa na nossa página para acolher o seu retiro: respondemos por escrito em menos de 24 horas e as datas ficam bloqueadas com um sinal de 20%. De setembro a junho, o acampamento é seu para encher.
