Quelqu’un finit toujours par s’en charger, et ce n’est en général pas son métier. Si c’est vous, voici l’article que nous aurions aimé que vous lisiez avant le premier courriel.
Décision une : une fenêtre d’arrivée, ou plusieurs
C’est la décision qui commande tout le reste, et la plupart des organisateurs la prennent par accident.
Une fenêtre. Tout le monde atterrit à Marrakech dans une plage de trois à quatre heures le même jour, et le groupe voyage ensemble en convoi. Cela coûte moins cher, c’est bien plus simple pour nous, et le groupe commence à se souder dans les véhicules plutôt qu’au dîner.
Plusieurs fenêtres. Les gens arrivent sur une journée ou deux, et chaque arrivée exige son véhicule et son chauffeur. C’est plus confortable pour les voyageurs et considérablement plus cher, et cela signifie que votre première soirée est incomplète.
Notre conseil pour tout ce qui comporte un programme, c’est-à-dire les retraites, les séminaires et les formations, est une fenêtre unique, tenue fermement, même si deux personnes doivent partir un jour plus tôt et dormir à Marrakech. L’alternative est une première séance avec quatre chaises vides.
Décision deux : la route ou l’hélicoptère
Par la route. De Marrakech au camp, six à huit heures en 4x4, par le col du Tizi n’Tichka, la descente de la vallée du Drâa, puis soixante kilomètres de piste à la fin. Pour un groupe de seize, cela fait quatre véhicules avec chauffeurs. C’est long, c’est réellement beau, et la dernière heure secoue.
Pour la plupart des groupes la route est la bonne réponse, et pas seulement pour le coût. La descente de l’Atlas vers le désert est un élément de récit qui travaille vraiment : les gens arrivent après avoir vu le pays changer, ce qui est très différent d’arriver après avoir regardé un écran.
Par hélicoptère. Une heure quarante depuis Marrakech, posé au camp. Cinq à six places par rotation. La rotation est facturée que le vol retour soit utilisé ou non.
Le chiffre qui compte : le coût par personne n’a de sens que si votre groupe est un multiple de six. À douze ou dix-huit, les sièges sont pleins. À treize, vous avez payé une rotation entière de plus pour déplacer une personne, et c’est pourquoi nous pousserons un groupe de treize à trouver un dix-huitième voyageur ou à accepter qu’une rotation parte allégée.
Il y a aussi un point contre-intuitif. Comme la rotation est facturée dans les deux sens quoi qu’il arrive, revenir par la route ne fait économiser rien. Cela coûte le convoi en plus. Si vous avez payé les vols, utilisez-les, ou laissez chaque invité choisir.
Le juste milieu. Beaucoup de groupes arrivent en vol et repartent par la route, ou l’inverse, pour que chacun voie la vallée une fois sans passer deux journées entières en véhicule.
Décision trois : ce que vous dites aux gens d’emporter
Les organisateurs sous-estiment ce point et le paient le deuxième matin.
D’octobre à avril les nuits sont froides, entre deux et huit degrés en plein hiver et huit à quinze aux intersaisons. Les journées vont de quinze à vingt-six. Un groupe qui a fait sa valise pour « le Sahara » et n’a emporté que du lin aura froid, et le dira.
La liste qui évite les plaintes : des chaussures fermées déjà faites, une couche réellement chaude et un bonnet pour le soir, des lunettes de soleil et une crème à indice élevé, une lampe frontale, et un foulard. Tout le reste, nous le fournissons, y compris la literie, les serviettes et le chauffage des tentes.
Envoyez-la vous-même au groupe, trois semaines avant puis trois jours avant. Les gens lisent la seconde.
Décision quatre : les bagages
Quatre 4x4 transportant seize personnes peuvent prendre seize valises normales et pas beaucoup plus. Les groupes qui apportent du matériel, c’est-à-dire des accessoires de yoga, des bols chantants, du matériel de tournage ou des fournitures d’atelier, doivent nous indiquer le volume à l’avance pour que nous ajoutions un véhicule. Une praticienne de sonothérapie arrivant avec quatorze bols sans prévenir, c’est déjà arrivé.
Si vous intégrez un raid ou un trek au voyage, les bagages voyagent séparément dans le véhicule d’assistance et sont dans les tentes avant l’arrivée du groupe.
Ce que nous prenons en charge et ce qui vous revient
Nous prenons en charge : tous les transferts depuis Marrakech, Ouarzazate ou Zagora, les véhicules et les chauffeurs, tout au camp, tous les repas, toutes les activités, les régimes alimentaires, et le programme tel que vous l’avez défini.
Vous prenez en charge : les vols, l’assurance de votre groupe, l’envoi de la liste d’équipement, et la tenue de la fenêtre d’arrivée.
Nous partageons : le calage du jour d’arrivée. Envoyez-nous les numéros de vol plutôt que les horaires. Les vols bougent, et nous préférons le voir nous-mêmes que l’apprendre d’un chauffeur qui attend à l’aéroport.
Les chiffres à réunir avant de nous écrire
Taille du groupe. Dates. Horaires approximatifs d’arrivée et de départ si connus, numéros de vol si réservés. Route, hélicoptère ou combinaison. Les régimes alimentaires déjà connus. Le volume de matériel. Les éventuelles questions de mobilité.
Avec cela, une proposition nous prend une journée. Sans cela, elle prend quatre échanges.
Envoyez-nous ce que vous avez, même incomplet.
