Die Zahlen, vor der Vision

Break-even, Anzahlungsstruktur und die Fragen, die Ihre Steuerberatung stellen wird. Geschrieben für die Person, die das finanzielle Risiko trägt.

Schriftliches Angebot anfordern

Warum es diese Seite gibt

Ein Retreat zu leiten sind zwei Berufe

Der erste ist der, den Sie ohnehin ausüben: unterrichten, begleiten, einen Raum halten. Der zweite ist die Gründung eines kleinen Unternehmens mit echtem finanziellem Risiko, und dafür hat Sie niemand ausgebildet.

Fast alles, was für Retreat-Leitende geschrieben wird, handelt vom ersten Beruf. Diese Seite handelt vom zweiten und ist bewusst wenig glamourös. Wir sind eine Location, also sind wir nicht neutral. Aber die Rechnung unten ist die, die wir sehen wollten, wenn wir unterschreiben müssten.

Zuletzt geprüft am 2026-09-03.

Drei Zahlen, vor dem Moodboard

Stimmen sie nicht, rettet auch die beste Anleitung das Jahr nicht.

Ihre Fixkosten

Bei einer exklusiv gebuchten Location ist das eine einzige Zahl, kein beweglicher Preis pro Person. Sie deckt das Camp, alle Mahlzeiten, das Team und die Aktivitäten für die gebuchten Termine. Rechnen Sie Ihre Flüge dazu, eine eventuelle Assistenz und Ihr Marketingbudget. Diese Summe ändert sich nicht, ob acht Personen kommen oder zwanzig.

Ihr Preis pro Person

Rechnen Sie von Ihrem Publikum her, nicht von den Kosten aus. Was zahlen die Menschen auf Ihrer Liste heute schon für eine hochwertige Woche mit jemandem, dem sie vertrauen? Setzen Sie den Preis dort an und prüfen Sie dann, ob die Location ihn trägt. Eine Location, die niemand auf einem Buchungsportal vergleichen kann, trägt das obere Ende einer Spanne; eine austauschbare Villa drückt nach unten.

Ihre kleinste tragfähige Gruppe

Fixkosten geteilt durch Preis. Ist das Ergebnis eine Zahl, die Sie schon einmal gefüllt haben, haben Sie ein Geschäft. Ist es eine Zahl, die Sie nie erreicht haben, ändern Sie den Preis, die Location oder den Plan, und zwar bevor Sie etwas ankündigen.

Was ein Preis für das ganze Camp mit Ihrer Marge macht

Runde Zahlen, nicht unser Angebot. Ihre Werte werden andere sein, die Form nicht.

Nehmen wir Fixkosten von insgesamt 40.000 Dollar für das ganze Camp mit allem, was dazugehört, und einen Verkaufspreis von 4.500 Dollar pro Person. Der Break-even liegt bei 9 Teilnehmern.

Teilnehmer	Ihr Umsatz	Kosten der Location pro Person	Ihre Marge
8	36.000	5.000	-4.000
10	45.000	4.000	+5.000
12	54.000	3.333	+14.000
14	63.000	2.857	+23.000
16	72.000	2.500	+32.000
18	81.000	2.222	+41.000
20	90.000	2.000	+50.000

Entscheidend ist die letzte Spalte. Weil die Kosten der Location sich nicht bewegen, ist jeder Gast oberhalb des Break-even fast vollständig Marge. Das ist das ganze Argument für den Preis für das ganze Camp, und es ist das Gegenteil eines Preises pro Person, bei dem jeder zusätzliche Gast seine eigenen Kosten mitbringt.

Es bedeutet auch, dass eine späte Absage nicht erhöht, was die anderen zahlen. Bei einem Preis pro Person frisst eine schrumpfende Gruppe die Marge der Leitung oder erzwingt ein peinliches Gespräch mit Menschen, die bereits bezahlt haben.

Was diese Tabelle Ihnen nicht sagen kann, ist Ihr Verkaufspreis. Der kommt von Ihrem Publikum, nicht von uns. Wenn Sie nie über einem bestimmten Betrag verkauft haben, ist es ehrlicher, das erste Retreat um diesen Betrag herum zu bauen und nicht um den erhofften.

Was Sie von uns bekommen

Bevor Sie irgendetwas ankündigen

Ein schriftliches Angebot mit jeder Position einzeln, damit Sie Ihr Budget darauf aufbauen können
Eine feste Gesamtsumme für die gebuchten Termine, die sich nicht ändert, wenn Ihre Endzahl innerhalb der Kapazität schwankt
Unsere Versicherungs- und Betriebsunterlagen für Ihre eigene Akte
Eine Reservierung der Termine, während Sie verkaufen, mit schriftlichen Bedingungen vor der Ankündigung
Eine feste Ansprechperson, die innerhalb von 24 Stunden antwortet
Ehrliche Beratung zur Kapazität, auch wenn uns Ihre Gruppengröße für das Format falsch erscheint

All das kommt vor der Ankündigung, weil Ihre eigenen Bedingungen auf unseren aufsitzen. Sie können keine Stornoregelung für Ihre Teilnehmer schreiben, solange Sie die nicht kennen, in der Sie selbst arbeiten.

Fragen für Ihre eigenen Berater

Wir sind ein Camp. Wir sind weder Ihre Steuerberatung noch Ihre Anwältin oder Ihr Anwalt, und eine Location, die Ihnen das beantwortet, tut Ihnen keinen Gefallen.

Für Ihre Steuerberatung

Gilt ein Retreat, das Sie im Ausland leiten, in Ihrer steuerlichen Situation als Betriebsausgabe, als Reise oder als etwas dazwischen?
Beeinflusst das Reiseland die Absetzbarkeit einer dort abgehaltenen geschäftlichen Veranstaltung?
Wie sind Zahlungen an eine ausländische Location zu verbuchen, und welche Meldepflichten gelten für eine Gesellschaft aus einem anderen Land?
Wenn Sie Anzahlungen Monate im Voraus annehmen, wann ist dieses Geld Ertrag?

Für Ihre Rechtsberatung oder Versicherung

Brauchen Sie eine Zulassung als Reiseveranstalter dort, wo Sie tätig sind, oder dort, wo Ihre Teilnehmer wohnen?
Deckt Ihre Berufshaftpflicht eine Tätigkeit ab, die Sie außerhalb Ihres Landes leiten?
Was muss Ihre Teilnahmevereinbarung zu einem Ort ohne Mobilfunknetz und mit mehreren Stunden bis zum Krankenhaus sagen?
Wer ist Vertragspartner der Location, Sie persönlich oder Ihre Gesellschaft?

Die Regeln zu Absetzbarkeit, Zulassung als Reiseveranstalter und Meldepflichten unterscheiden sich je nach Land und Region und ändern sich. Nichts auf dieser Seite ist Steuer- oder Rechtsberatung. Was wir Ihren Beratern geben können, ist ein vollständig aufgeschlüsseltes schriftliches Angebot, und genau dieses Dokument werden sie verlangen.

Fragen aller, die zum ersten Mal ein Retreat leiten

Wie viele Teilnehmer brauche ich für den Break-even bei einem Retreat im Ausland? +

Teilen Sie Ihre gesamten Fixkosten durch Ihren Preis pro Person. Bei einer exklusiv gebuchten Location sind die Fixkosten eine einzige Zahl, die Rechnung wird also ungewöhnlich sauber. In einem Beispiel mit runden Zahlen liegt der Break-even bei Fixkosten von 40.000 Dollar und einem Preis von 4.500 Dollar pro Person bei 9 Teilnehmern, und jeder Gast danach ist Marge. Ihre Zahlen werden andere sein, die Methode nicht.

Warum nützt ein Preis für das ganze Camp der Leitung? +

Weil die Kosten der Location sich nicht mehr bewegen. Bei einem Preis pro Person bringt jeder zusätzliche Gast auch zusätzliche Kosten, und Ihre Marge pro Kopf bleibt ungefähr gleich. Bei einem Preis für das ganze Camp bringt jeder weitere Gast innerhalb der Kapazität Umsatz und überhaupt keine Kosten, Ihre Marge steigt nach dem Break-even also steil. Und eine späte Absage erhöht nicht, was die anderen zahlen.

Welche Anzahlung ist bei einer Retreat-Location üblich? +

Bei uns sichert eine Anzahlung die Termine, der Rest ist vor der Anreise fällig, mit genauer Aufteilung und genauen Fristen im Angebot, bevor Sie Ihrer Liste irgendetwas ankündigen. Wir schreiben das zuerst auf, weil Ihre eigenen Stornobedingungen auf unseren aufsitzen und Sie Ihre nicht formulieren können, solange Sie unsere nicht kennen.

Was passiert, wenn ich das Retreat nicht fülle? +

Sprechen Sie früh mit uns, nicht spät. Dass eine Gruppe unter ihrem Ziel bleibt, ist normal, und meist gibt es Möglichkeiten: das Format anpassen, die Termine verschieben oder in manchen Fällen den Umfang verkleinern. Was diese Möglichkeiten zerstört, ist Schweigen bis vier Wochen vorher.

Halten Sie Termine, während ich verkaufe? +

Ja, mit vorher schriftlich vereinbarten Bedingungen. Eine Reservierung ohne schriftliche Bedingungen ist für keine Seite etwas wert, und wer Termine auf eine mündliche Absprache hin ankündigt, trägt ein Risiko, das nicht eingepreist ist.

Können Sie mir sagen, ob mein Retreat steuerlich absetzbar ist? +

Nein, und seien Sie misstrauisch bei jeder Location, die es anbietet. Die Absetzbarkeit hängt von Ihrer Rechtsform, Ihrer steuerlichen Situation, der Art der Reise und dem Ort ab; die Regeln unterscheiden sich je nach Land und ändern sich. Was wir geben können, ist ein vollständig aufgeschlüsseltes schriftliches Angebot, und genau danach wird Ihre Steuerberatung fragen.

Welche Gruppengröße funktioniert wirklich? +

Das Camp nimmt bis zu zwanzig Gäste auf. Bei den meisten Formaten sagen uns Leitende, dass die Gruppe sich irgendwo oberhalb von sechzehn nicht mehr wie eine Gruppe verhält. Wenn Ihre Kalkulation achtzehn braucht und Ihr Format zwölf, lösen Sie diesen Widerspruch besser vor der Ankündigung, nicht danach.

Fordern Sie zuerst das aufgeschlüsselte Angebot an

Schicken Sie uns Ihre Termine, die Gruppengröße und die Form des Programms. Sie erhalten ein schriftliches Angebot mit jeder Position einzeln, und genau das brauchen Sie, bevor Sie einen Verkaufspreis festlegen oder Ihrer Steuerberatung antworten können.

Angebot anfordern

Auch dazu: unsere Retreat-Formate, im Camp ausrichten, eine Gruppe von zwölf bis zwanzig bewegen.