Jede Yogalehrerin, jeder Coach, jede Pilates-Lehrerin und jede Therapeutin mit treuer Kundschaft hört irgendwann dieselbe Frage: „Wann machst du endlich ein Retreat?“ Und die meisten, die darauf antworten wollen, entdecken, dass ein Wellness-Retreat im Ausland zu veranstalten in Wahrheit zwei Berufe sind. Den einen üben Sie längst aus: unterrichten, begleiten, einen Raum halten. Der andere ist eine Unternehmensgründung mit echtem finanziellem Risiko, und dafür hat Sie niemand ausgebildet.
Dieser Leitfaden behandelt den zweiten. Wir führen Umnya Desert Camp, ein privates Camp mit acht Zeltsuiten in den Dünen des Erg Chegaga in der marokkanischen Sahara, und wir empfangen Retreat-Leitungen aus Europa und den Vereinigten Staaten während unserer ganzen Saison, von September bis Juni. Was folgt, ist die Methode, die wir mit jeder Leitung durchgehen, die zum ersten Mal ein Retreat auflegt, und sie gilt, ob Sie Ihr Retreat zu uns bringen oder anderswohin.
Beginnen Sie mit dem Budget, nicht mit dem Moodboard
Die meisten Retreat-Projekte beginnen mit einer Vision und enden in einer Tabellenkrise. Drehen Sie die Reihenfolge um. Bevor Sie irgendetwas ankündigen, brauchen Sie drei Dinge.
Ihre gesamten Fixkosten. Bei einem vollständig privatisierten Ort ist die Rechnung einfach: ein Gesamtpreis für das ganze Camp, von Fall zu Fall für Ihre Daten, Ihre Gruppe und Ihr Programm festgelegt, deckt den Ort, alle Mahlzeiten aus der Küche des Küchenchefs, das Team und die Aktivitäten ab. Dazu kommen Ihre eigene Anreise, eine mögliche Assistenz und Ihr Budget für die Kommunikation.
Ihr Preis pro Teilnehmerin. Denken Sie vom Gast her, nicht von den Kosten her. Schauen Sie, was Ihre Community für eine hochwertige Woche ohnehin ausgibt, und vor allem, was sie bereits Ihnen gezahlt hat. Diesen Preis legen Sie frei fest: Wir nennen Ihnen keine Zahl, und wir behalten nichts von dem ein, was Sie in Rechnung stellen. Ein Ort, den niemand auf einem Buchungsportal vergleichen kann, trägt das obere Ende Ihrer Spanne, was auch erklärt, warum austauschbare Villen-Retreats nach unten gedrückt werden.
Die Zahl der Anmeldungen, die alles deckt. Teilen Sie Ihre Fixkosten durch Ihren Preis. Sie erhalten die Zahl der Anmeldungen, ab der das Retreat finanziert ist; alles danach ist Ihre Marge. Vergleichen Sie diese Zahl mit dem, was Sie in der Vergangenheit tatsächlich gefüllt haben. Liegt sie darüber, ändern Sie Preis, Ort oder Plan vor der Ankündigung, nicht danach.
Diese Rechnung ist langweilig, und sie gehört vor die schönen Fotos. Genau sie trennt jedoch ein rentables Retreat von einem, das man nur noch erträgt. Zwei gut kalkulierte Retreats im Jahr wiegen am Ende oft schwerer als der gesamte Jahresgewinn eines Studios.
Warum der Ort über die Hälfte des Ergebnisses entscheidet
Retreat-Leitungen verbringen Wochen mit dem Programm und behandeln den Ort wie eine Kulisse. Wirtschaftlich ist es umgekehrt. Der Ort entscheidet über drei Dinge, die das Programm nicht mehr einholt.
Ihre Preisobergrenze. Ein Retreat in einer hübschen Villa wird mit anderen hübschen Villen verglichen. Ein Retreat in einem privaten Camp, allein mitten in der Sahara, erreicht im 4x4 durch die Dünen oder per Hubschrauber ab Marrakesch, wird mit nichts verglichen. Was unvergleichbar ist, entgeht dem Feilschen.
Ihr Tempo bei der Belegung. Das beste Verkaufsmittel eines Retreats bleibt ein Bild, das den Daumen anhält. Matten auf einem Dünenkamm bei Sonnenaufgang, eine Tafel im Kerzenlicht allein in einem Meer aus Sand, die Milchstraße über den Zelten: Die Sahara verkauft sich von selbst, und Ihr Retreat mit ihr. Leitungen berichten uns regelmäßig, dass ihr Wüsten-Retreat sich schneller gefüllt hat als alle Villen-Retreats davor.
Ihr Risiko in der Durchführung. Exklusivität ist eine Frage des Betriebs, nicht nur der Ästhetik. Wenn die Gruppe den ganzen Ort hat, läuft niemand durch das Savasana, keine Poolmusik legt sich über Ihre Einheit, und es gibt keinen Terminkonflikt auf der Holzterrasse oder unter dem überdachten Majlis. Das Camp nimmt immer nur eine Gruppe gleichzeitig auf, sein Küchenchef und sein Team arbeiten allein für Ihre Gruppe, und wir übernehmen die Logistik am Boden ab Marrakesch. Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite zum Ausrichten Ihres Retreats.
Der Zeitplan über neun Monate, der ein Retreat füllt
Retreats, die acht Wochen vor der Abreise angekündigt werden, füllen sich nicht. Das ist der Zeitplan, dem erfahrene Leitungen folgen.
Neun bis sieben Monate vorher: Ort und Daten festmachen. Wählen Sie sie innerhalb der Saison, das Camp ist von September bis Juni geöffnet und im Juli und August geschlossen. Von Oktober bis April liegen die Tage zwischen 18 und 28 Grad; im Dezember und Januar zwischen 18 und 24 Grad am Tag und 2 bis 8 Grad in der Nacht, bei beheizten Zelten. Unterschreiben Sie, legen Sie Ihren Preis fest, entscheiden Sie über die Gruppengröße: Das Camp nimmt von 2 bis 18 Gästen in seinen acht Zeltsuiten auf, mit Zustellbetten bis 20. Es gibt kein Minimum, die Obergrenze setzen Sie.
Sieben bis sechs Monate vorher: zuerst im engen Kreis verkaufen. Bieten Sie das Retreat vor jeder öffentlichen Ankündigung privat Ihren engagiertesten Gästen an, mit einem Vorteil für alle, die früh zusagen. Die meisten erfolgreichen Retreats sind zu einem Drittel bis zur Hälfte gefüllt, bevor die Öffentlichkeit davon erfährt. Dieser Schritt bestätigt außerdem Ihren Preis, ohne dass Sie öffentlich etwas riskieren.
Sechs bis vier Monate vorher: ankündigen und Kampagne fahren. Eine starke Verkaufsseite, die Bilder des Ortes, ein klarer Preis mit Anzahlung und Zahlungsplan, und ein regelmäßiger Takt in Richtung Ihrer Liste und Ihrer Kanäle. Sie verkaufen nicht die Sahara, Sie verkaufen eine Veränderung, und die Sahara dient als Beweis, dass Sie es ernst meinen.
Vier bis zwei Monate vorher: die Zögernden gewinnen. Jetzt erledigen die Stimmen früherer Teilnehmerinnen, eine offene Fragerunde und persönliche Gespräche den Rest der Belegung. Knappheit ist hier ehrlich: Acht Zeltsuiten bleiben acht Zeltsuiten, und das Camp nimmt immer nur eine Gruppe auf.
Die letzten zwei Monate bis zur Abreise: vom Verkaufen zum Liefern. Sammeln Sie Restzahlungen, Ernährungsweisen und Wünsche zur Zeltbelegung ein, schicken Sie die Packliste und die Hinweise zu den Flügen, und geben Sie die Teilnehmerliste an den Ort weiter. Ab hier wandert bei uns die operative Last zu unserem Team.
Bauen Sie das Programm, das die Wüste belohnt
Einige Beobachtungen aus den Retreats, die wir begleiten.
Weniger Einheiten, dafür tiefere. Die Wüste erledigt einen großen Teil der Arbeit am Nervensystem, die ein Programm sonst erzwingen muss. Zwei Praxisblöcke am Tag, bei Sonnenaufgang und in der goldenen Stunde, bringen mehr als vier. Schützen Sie die leeren Stunden: Genau sie beschreiben die Teilnehmerinnen hinterher als das Retreat.
Machen Sie den Ort zu Ihrem Lehrmaterial. Ein schweigender Gang über die Dünen im ersten Licht, ein Ritt auf dem Dromedar im Schritt, Atemarbeit am Feuer, eine Sternenstunde auf dem Rücken liegend unter einem Himmel der Bortle-Klasse 1. Im Camp gibt es keinen Empfang, außer oben auf der großen Düne, was die Telefonfrage klärt, ohne dass Sie sie stellen müssen. Diese Momente kosten nichts extra, und sie sind es, die Ihre Gäste später zitieren.
Behandeln Sie den Ankunftstag als Landung, nicht als Start. Die Gäste kommen von einer langen Reise. Eine sanfte Einheit am späten Nachmittag und ein frühes Abendessen sind mehr wert als jedes ehrgeizige Programm für den ersten Abend.
Arbeit auf der Matte reist mit, Geräte nicht. Bauen Sie ein Bewegungs-Retreat um das Mattenrepertoire und kleine Hilfsmittel herum. Der Sand bleibt das beste Instabilitätsgerät, auf dem Sie je unterrichten werden.
Die Fragen, die alle Leitungen beim ersten Mal stellen
Was ist im Preis des Ortes enthalten? Das ganze Camp, privatisiert für Ihre Gruppe, alle Mahlzeiten nach Ihrem Ernährungsbriefing vom Küchenchef zubereitet, wobei die Küche den Bedürfnissen jedes Gastes folgt, dazu das Team und die Aktivitäten in der Wüste. Ein Gesamtpreis für das ganze Camp, von Fall zu Fall für jede Anfrage festgelegt, nie pro Person.
Wie kommen die Gäste an? Sie landen in Marrakesch. Von dort private 4x4-Transfers über den Atlas und das Draa-Tal, also 8 Stunden 45 Fahrt, davon 1 Stunde 30 Piste, oder ein privater Hubschraubertransfer in 1 Stunde 40; unser Hubschrauber-Leitfaden beschreibt die Möglichkeiten. Das Camp liegt 60 km nach M’Hamid El Ghizlane. Viele Gruppen fahren gemeinsam hinunter, was sie als Schwelle erleben, und fliegen zurück.
Ist es komfortabel genug für eine anspruchsvolle Kundschaft? Jede Zeltsuite hat ein richtiges Bett, schönes Leinen, ein eigenes Bad mit warmer Dusche und eine Heizung für die Winternächte. Ihre anspruchsvollste Teilnehmerin wird nicht campen, und unser Überblick über die Standards des Camps zeigt genau, was sie erwartet.
Und wenn ich noch nie ein Retreat geleitet habe? Beginnen Sie mit dem Vorverkauf. Zahlt Ihr enger Kreis keine Anzahlung, sagt Ihnen der Markt etwas Nützliches, ohne dass es Sie etwas kostet. Zahlt er, ist der Rest dieses Leitfadens Ihre Checkliste, und unser Team hat schon viele Leitungen durch ihre erste Teilnehmerliste begleitet.
Was die Leitung wirklich gewinnt
Das finanzielle Argument für ein Retreat im Ausland trägt, und es bleibt die weniger interessante Hälfte des Ertrags. Ein Retreat verdichtet Jahre der Beziehung zu einem Gast in eine einzige Woche. Wer Ihnen dabei zusieht, wie Sie eine Gruppe bei einer Praxis im Sonnenaufgang mitten in der Sahara halten, bleibt Ihnen jahrelang treu, und genau diese Menschen gewinnen die nächste Gruppe für Sie.
Wählen Sie einen Ort, der die Hälfte der Arbeit übernimmt, rechnen Sie vor den schönen Bildern, beginnen Sie neun Monate vorher zu verkaufen, und schützen Sie die Stille, sobald Sie da sind. Wenn die Sahara ruft, beginnt das Gespräch auf unserer Seite zum Ausrichten Ihres Retreats: Wir antworten schriftlich binnen 24 Stunden, und Daten werden mit 20% Anzahlung fest gebucht. Von September bis Juni gehört das Camp Ihnen.
