Siempre acaba encargándose alguien, y normalmente no es su trabajo. Si es usted, este es el artículo que nos habría gustado que leyera antes del primer correo.
Decisión uno: una ventana de llegada, o varias
Es la decisión que condiciona todo lo demás, y la mayoría de los organizadores la toman sin darse cuenta.
Una ventana. Todos aterrizan en Marrakech dentro de una franja de tres o cuatro horas el mismo día, y el grupo viaja junto en convoy. Cuesta menos, es mucho más simple para nosotros, y el grupo empieza a unirse en los vehículos en lugar de en la cena.
Varias ventanas. La gente llega a lo largo de un día o dos, y cada llegada necesita su vehículo y su conductor. Es más cómodo para los viajeros y bastante más caro, y significa que a su primera velada le faltan personas.
Nuestro consejo para cualquier cosa con programa, es decir retiros, encuentros de empresa y formaciones, es una ventana única, sostenida con firmeza, aunque dos personas tengan que volar un día antes y dormir en Marrakech. La alternativa es una primera sesión con cuatro sillas vacías.
Decisión dos: la carretera o el helicóptero
Por carretera. De Marrakech al campamento son de seis a ocho horas en 4x4, por el puerto de Tizi n’Tichka, bajando por el valle del Draa, y luego sesenta kilómetros de pista al final. Para un grupo de dieciséis eso son cuatro vehículos con conductores. Es largo, es realmente hermoso, y la última hora traquetea.
Para la mayoría de los grupos la carretera es la respuesta correcta, y no solo por el coste. El descenso del Atlas hacia el desierto es un elemento narrativo que trabaja de verdad: la gente llega habiendo visto cambiar el país, lo cual es muy distinto de llegar habiendo mirado una pantalla.
En helicóptero. Una hora cuarenta desde Marrakech, aterrizando en el campamento. De cinco a seis plazas por rotación. La rotación se factura se use o no el vuelo de vuelta.
La cifra que importa: el coste por persona solo tiene sentido cuando su grupo es múltiplo de seis. A doce o dieciocho, las plazas van llenas. A trece, ha pagado una rotación entera de más para mover a una persona, y por eso empujaremos a un grupo de trece a encontrar un decimoctavo viajero o a aceptar que una rotación salga aligerada.
Hay además un punto contraintuitivo. Como la rotación se factura en ambos sentidos de todos modos, volver por carretera no ahorra nada. Cuesta el convoy además. Si ha pagado los vuelos, úselos, o deje que cada invitado elija.
El término medio realista. Muchos grupos vuelan a la ida y regresan por carretera, o al revés, para que todos vean el valle una vez sin pasar dos jornadas enteras en un vehículo.
Decisión tres: qué dice a la gente que lleve
Los organizadores subestiman esto y lo pagan la segunda mañana.
De octubre a abril las noches son frías, entre dos y ocho grados en pleno invierno y entre ocho y quince en los meses de transición. Los días van de quince a veintiséis. Un grupo que hizo la maleta para “el Sáhara” y solo llevó lino pasará frío, y lo dirá.
La lista que evita quejas: calzado cerrado ya domado, una prenda realmente abrigada y un gorro para la tarde, gafas de sol y crema de factor alto, un frontal, y un pañuelo. Todo lo demás lo ponemos nosotros, incluida la ropa de cama, las toallas y la calefacción de las tiendas.
Envíela usted mismo al grupo, tres semanas antes y otra vez tres días antes. La gente lee la segunda.
Decisión cuatro: el equipaje
Cuatro 4x4 llevando a dieciséis personas admiten dieciséis maletas normales y no mucho más. Los grupos que traen material, es decir accesorios de yoga, cuencos, equipo de rodaje o materiales de taller, deben indicarnos el volumen por adelantado para que añadamos un vehículo. Una terapeuta de sonido llegando con catorce cuencos sin avisar es algo que ha ocurrido de verdad.
Si incorpora un raid o un trekking al viaje, el equipaje viaja aparte en el vehículo de apoyo y está en las tiendas antes de que llegue el grupo.
Qué asumimos nosotros y qué asume usted
Asumimos nosotros: todos los traslados desde Marrakech, Ouarzazate o Zagora, los vehículos y conductores, todo lo del campamento, todas las comidas, todas las actividades, las restricciones alimentarias, y el programa tal como usted lo haya definido.
Asume usted: los vuelos, el seguro de su grupo, el envío de la lista de equipaje, y que la ventana de llegada se sostenga.
Compartido: el ajuste del día de llegada. Envíenos los números de vuelo en lugar de los horarios. Los vuelos se mueven, y preferimos verlo nosotros a enterarnos por un conductor que espera en el aeropuerto.
Datos que conviene reunir antes de escribirnos
Tamaño del grupo. Fechas. Horarios aproximados de llegada y salida si se conocen, números de vuelo si están reservados. Carretera, helicóptero o mezcla. Restricciones alimentarias ya conocidas. Volumen de material. Cuestiones de movilidad.
Con eso, una propuesta nos lleva un día. Sin eso, lleva cuatro correos.
Envíenos lo que tenga, aunque esté incompleto.
