Alguém acaba sempre por organizar isto, e normalmente não é a sua profissão. Se for o vosso caso, este é o texto que gostaríamos que tivessem lido antes do primeiro email.
Decisão um: uma janela de chegada ou várias
É a decisão que molda tudo o resto, e a maioria dos organizadores toma-a por acidente.
Uma janela. Toda a gente aterra em Marraquexe dentro de uma faixa de três a quatro horas no mesmo dia, e o grupo viaja junto em comboio. Custa menos, é bastante mais simples para nós, e o grupo começa a ligar-se nos veículos em vez de ao jantar.
Várias janelas. As pessoas chegam ao longo de um ou dois dias, e cada chegada precisa do seu próprio veículo e condutor. É mais confortável para quem viaja e consideravelmente mais caro, e significa que faltam pessoas na vossa primeira noite.
O nosso conselho para tudo o que tenha programa, ou seja retiros, encontros de empresa e formações, é uma janela, mantida com firmeza, mesmo que duas pessoas tenham de voar um dia antes e dormir em Marraquexe. A alternativa é uma primeira sessão com quatro cadeiras vazias.
Decisão dois: estrada ou helicóptero
Por estrada. De Marraquexe ao acampamento são seis a oito horas em 4x4, pelo Tizi n’Tichka, descendo o vale do Draa, e depois sessenta quilómetros de pista no fim. Para um grupo de dezasseis são quatro veículos com condutores. É longo, é genuinamente bonito, e a última hora sacode.
Para a maioria dos grupos a estrada é a resposta certa, e não apenas pelo custo. A descida do Atlas para o deserto é um pedaço de narrativa que faz trabalho a sério: as pessoas chegam depois de terem visto o país mudar, o que é muito diferente de chegar depois de terem visto um ecrã.
De helicóptero. Uma hora e quarenta desde Marraquexe, com aterragem no acampamento. Cinco a seis lugares por rotação. A rotação é faturada quer o voo de regresso seja usado ou não.
O número que importa: o custo por pessoa só faz sentido quando o grupo é múltiplo de seis. A doze ou dezoito os lugares estão cheios. A treze pagaram uma rotação inteira adicional para transportar uma pessoa, e é por isso que empurramos um grupo de treze a encontrar um décimo oitavo viajante ou a aceitar que uma rotação siga meio vazia.
Há também um ponto contraintuitivo. Como a rotação é faturada nos dois sentidos de qualquer forma, voltar por estrada não poupa nada. Custa o comboio por cima. Se os voos estão pagos, usem-nos, ou deixem cada hóspede escolher.
O meio-termo realista. Muitos grupos voam à ida e conduzem à volta, ou o contrário, para que todos vejam o vale uma vez sem passar dois dias inteiros dentro de um veículo.
Decisão três: o que dizem às pessoas para levarem
Os organizadores de grupos subestimam isto e pagam por isso na segunda manhã.
As noites de outubro a abril são frias, entre dois e oito graus Celsius em pleno inverno e oito a quinze nos meses intermédios. Os dias andam pelos quinze aos vinte e seis. Um grupo que fez as malas para «o Sara» e só levou linho vai ter frio e vai dizê-lo.
A lista que evita queixas: sapatos fechados já amaciados, uma peça de agasalho a sério e um gorro para a noite, óculos de sol e protetor solar de fator alto, uma lanterna de cabeça e um lenço. Tudo o resto fornecemos nós, incluindo roupa de cama, toalhas e o aquecimento das tendas.
Enviem-na vocês ao grupo, três semanas antes e outra vez três dias antes. A que é lida é a segunda.
Decisão quatro: bagagem
Quatro 4x4 com dezasseis pessoas levam dezasseis malas normais e pouco mais. Grupos que trazem equipamento, ou seja material de yoga, taças tibetanas, equipamento de filmagem ou material de workshop, precisam de nos dizer o volume com antecedência para acrescentarmos um veículo. Uma terapeuta de som a chegar com catorze taças e sem aviso é algo que aconteceu mesmo.
Se fizerem um raide ou um trekking como parte da viagem, a bagagem viaja em separado no veículo de apoio e está nas tendas antes de o grupo chegar.
O que tratamos nós e o que tratam vocês
Nós tratamos: todos os transferes de Marraquexe, Ouarzazate ou Zagora, os veículos e condutores, tudo no acampamento, todas as refeições, todas as atividades, as necessidades alimentares, e o programa tal como o especificaram.
Vocês tratam: os voos, o seguro do vosso grupo, o envio da lista de bagagem, e a manutenção da janela de chegada.
Em conjunto: os horários do dia de chegada. Enviem-nos os números de voo em vez das horas. Os voos mudam, e preferimos vê-lo nós a sabê-lo por um condutor à espera no aeroporto.
Números a ter à mão antes de escreverem
Dimensão do grupo. Datas. Horas aproximadas de chegada e partida se souberem, números de voo se já reservaram. Se querem estrada, helicóptero ou uma mistura. Necessidades alimentares já conhecidas. Volume de equipamento. Questões de mobilidade.
Com isso, uma proposta demora-nos um dia. Sem isso, demora quatro emails.
Enviem-nos o que tiverem, mesmo incompleto.
